22 октября 2019 Организация мероприятий: от А до Я. Глава 2.

При подготовке к любому мероприятию организаторы иногда допускают ошибки, которые приводят к неожиданным, не всегда приятным, результатам. На примере делового мероприятия рассмотрим распространенные ошибки для того, чтобы постараться их не допускать. Предупрежден – значит, вооружен. Итак, по порядку.

 

Нет анализа целевой аудитории

 

Составляя план проведения события, следует предупредить потенциальных зрителей о том, какие темы будут обсуждаться на встрече и какой уровень осведомленности должен быть у участника. Так, очень часто на мероприятие не приходит целевая аудитория, так как некоторые участники стесняются своей вероятной некомпетентности в обсуждаемых вопросах. И наоборот, профессионалы не приходят на встречу, полагая, что информация будет предназначаться новичкам. 

 

Грамотная передача цели встречи поможет будущим гостям определиться с планами участия. Продумайте и составьте текст, который донесет суть мероприятия, и разместите его на брошюрах, афише и в других рекламных источниках. Тезисно выделите темы, которые планируете обсуждать на встрече, и разместите дополнительную информацию для конкретной целевой аудитории.

 

Непонятное длинное название

 

Сложно в это поверить, но из-за неудачного наименования мероприятия вы можете потерять половину аудитории. Так, например, длинное название из заумных слов может отпугнуть зрителей. Поэтому к его выбору нужно подходить с учетом анализа целевой аудитории. Чтобы проверить, насколько название понятно другим людям, попробуйте пригласить на мероприятие своих знакомых. Если они по наименованию не поняли суть планируемой встречи – это повод задуматься о других вариантах. 

 

Название не должно оставлять вопросов, но при этом тема встречи вопросы вызвать должна. Именно так вы привлечете свою целевую аудиторию – понятное название и вопросы по теме. В идеале следует обратиться к неймингу и изучить правила подбора имени, после чего придумать запоминающееся название вашему мероприятию.

 

Нет четкого плана мероприятия

 

Ни одно хорошее событие не обходится без плана. Даже во время деловых мероприятий необходимо позаботиться о развлекательной части и включить ее в план. Это необходимо для соблюдения гармоничной атмосферы между серьезными выступлениями и общением между слушателями. 

 

Составление плана мероприятия иногда занимает много времени. Необходимо понимать, когда нужно договориться с площадкой, отправить предложение партнерам, учесть доставку и монтаж оборудования. Что касается самих выступлений, следует знать временные рамки докладов, не забыть включить их в программу, выстроить логическую последовательность тем, а также заранее позаботиться о продаже билетов и контролировать выполнение командой поставленных задач.

 

Отсутствие официальной страницы мероприятия

 

Особенно сложно вызвать доверие у зрителей к мероприятию, которое проводится впервые. Но есть отличное решение: создать страницу события. Сделать это можно с помощью удобных сервисов для организаторов. Например, Nethouse.События, которые зарекомендовали себя как надежный и функциональный сервис. 

 

Помимо информативных разделов, здесь есть функционал для подключения онлайн-платежей и регистрации участников. Комиссия взимается только с продажи билетов и составляет 3,5% (акция до 01.12.19, после этого комиссия составит 4.9%). Полноценно создать страницу события и опубликовать ее можно за полчаса. При этом есть специальный раздел для добавления фото и видео-контента. Если мероприятие проводится в первый раз, можно также добавить фотографии участников с других выступлений, схему зала или промо-фото. 

 

Нет списка гостей

 

Если на странице мероприятия указать, что вход на него свободный, вероятно, это поможет собрать большую аудиторию. О которой, однако, вы не будете ничего знать. Раздавать на входе анкеты тоже уже вышло из моды, да и неудобно участникам при входе диктовать свои данные или заполнять анкету в процессе мероприятия. Уже давно придуманы электронные формы регистрации для сбора контактных данных участников. Для этого достаточно отправить ссылку на страницу события.

 

На Nethouse.События, например, это реализовано в специальном разделе, где участник заполняет поля, предусмотренные регистрационной формой. Организатор сам может настроить эту форму, добавив любые необходимые пункты. Очень часто такая информация нужна еще до мероприятия, например, для подготовки бейджей участникам и спикерам. Главное, предупредите участников о необходимости внимательно заполнять регистрационную форму во избежание конфузов. 

 

Заполнив все поля и отправив форму, участник получает на указанный при регистрации электронный адрес письмо с билетом. При необходимости вместе с билетом можно также отправить памятку с любой информацией. Это дополнительное взаимодействие с клиентом, которое вызывает доверие.

 

В данной статье мы рассматривали события до 100 человек. Для более масштабных мероприятий нужно учитывать больше нюансов. Чаще всего ошибки кроются в деталях. Не бойтесь делать шаги. Тем более, что у вас есть уже небольшая инструкция к действиям.