Все новости 30 июня 2025 Все теги

План проведения мероприятий: памятка для организаторов

Сила организатора в грамотном и своевременном планировании. Если действовать последовательно и согласно плану, можно избежать лишних трат, ошибок и недовольства клиентов. Планирование кажется простым, пока не приходится составлять первый план проведения мероприятия.

Рассказываем, как спланировать мероприятие и учесть все детали. В статье — практичные советы и инструменты для быстрой и эффективной подготовки.

Что такое план проведения мероприятия

План проведения мероприятия — это пошаговая инструкция для организатора. Он помогает команде четко видеть все задачи и следить за сроками. С планом проще контролировать процесс подготовки и избегать ошибок.

Содержание плана проведения мероприятия зависит от нескольких факторов:

масштаб мероприятия;
формат мероприятия;
место и условия проведения;
насыщенность программы.

Опытные организаторы создают планы на основе собственных прошлых мероприятий. Новичкам рекомендуют использовать готовый шаблон. Он содержит основные этапы подготовки к мероприятию и рекомендации. Шаблонный план можно использовать в первоначальном виде или адаптировать под конкретные нужды. Главное, чтобы план проведения мероприятия оставался логичным, актуальным и удобным для всей команды.

Зачем нужен план проведения мероприятия

План создают в самом начале, когда идея уже есть, но конкретные детали еще не определены. На этом этапе команда фиксирует ключевую информацию о возможном мероприятии и выстраивает четкий порядок действий.

Отсутствие плана проведения мероприятия или его поздняя подготовка приводят к серьезным проблемам. Слабый ивент-менеджмент грозит ошибками, которые влияют на успех мероприятия. Распространенные последствия:

ошибки в выборе площадки: не учли количество гостей и оснащение локации;
финансовые проблемы: превысили смету расходов и получили убытки;
срыв сроков: забыли о задаче и просрочили дедлайны;
проблемы с коммуникацией: не успели договориться с партнерами или потеряли важные контакты;
потеря данных: не собрали статистику и не провели анализ эффективности мероприятия.

Разработка плана проведения мероприятия — первый и обязательный этап подготовки. План не гарантирует 100% успеха, но снижает риски и экономит ресурсы организатора.

Пошаговое проведение мероприятия

Поставить цели и задачи

Цель — это фундамент, с которого начинают подготовку к мероприятию. Четкая формулировка цели помогает команде сфокусироваться на будущем результате и получить успешное и детально проработанное мероприятие. События с неясными целями чаще сталкиваются с организационными проблемами и провалами.

Цель прописывают в плане проведения мероприятия. Организаторы используют два метода, чтобы поставить цель.

Метод SMART помогает формулировать четкие и выполнимые цели. Каждая буква аббревиатуры означает критерий, которому должна соответствовать цель.

Specific — конкретная. Цель понимают без уточнений и односложно.
Measurable — измеримая. Конечный результат можно оценить количественно.
Achievable — достижимая. Цель достигают с теми ресурсами и опытом, которые есть на данный момент.
Relevant — актуальная. Цель не противоречит потребностям бизнеса и трендам на рынке.
Time-bound — ограниченная по времени. Цель достигают в поставленные сроки. Оптимальное время достижения цели — три, шесть или 12 месяцев.

Приведем пример. Цель “провести успешную конференцию” — размытая, потому что не дает конкретики. SMART-цель звучать как “привлечь на отраслевую конференцию 800 участников и продать все свободные билеты до начала мероприятия”.

5W1H (или метод Киплинга) дополняет SMART, помогая проработать детали мероприятия. Состоит из шести вопросов:

What — что мы хотим организовать;
Why — зачем мы проводим мероприятие;
Who — кто целевая аудитория мероприятия и кто ответственные лица;
Where — где проводить мероприятие;
When — когда мы проводим мероприятие и когда контрольные сроки;
How — как нам организовать мероприятие и добиться цели.

Метод 5W1H структурирует мысли, когда необходимо продумать концепцию мероприятия. Отвечая на шесть простых вопросов, команда получает больше пищи для размышления и ставит реалистичные цели.

Методы SMART и 5W1H работают отдельно друг от друга. Если использовать комбинацию из двух методов, можно создать четкое видение мероприятия у всех команды.

Выбрать формат мероприятия

Следующий шаг в плане проведения мероприятия — выбор формата. Существует несколько типологий мероприятий в зависимости от цели, задач и целевой аудитории будущего ивента:

по месту проведения: онлайн и офлайн мероприятия;
по доступности: платные и бесплатные мероприятия;
по количеству участников: массовые, групповые, узкогрупповые;
по аудитории: корпоративные, торговые и специальные мероприятия;
по формату: выставка, концерт, фестиваль, праздник, конференция, форум, мастер-класс, презентация, открытие или закрытие, тимбилдинг и др.

Выбирайте формат мероприятия, который способствует достижению цели. Если выбрать некорректный формат, ивент-маркетинг не даст максимум результата.

Составить бюджет

Бюджет мероприятия — это финансовый файл со всеми денежными потоками, связанными с мероприятия. Выполняет три функции: прогноз расходов, планирование доходов и обеспечение финансовой стабильности во время подготовки.

Бюджет в плане проведения мероприятия включает информацию:

расходная часть: примерные затраты на аренду помещения и оборудование, печать раздаточного материала, оплата услуг подрядчиков, налоги и др.;
доходная часть: продажа билетов на мероприятие, продажа видеозаписей и докладов, размещение рекламы и другие источники;
финансовый резерв в размере 10-15% от общей сметы на случай непредвиденных расходов.

Дополнительно в бюджет включают спонсорские взносы. Их не относят к доходам организатора, потому что полученные средства уходят на проведение мероприятия.

Для контроля бюджета используют таблицу с колонками “Статья расходов”, “Расход по плану”, “Фактический расход” и “Отклонение от плана” в Excel или программах учета. Систематизация финансов помогает контролировать движение денежных средств и анализировать результаты после мероприятия.

Выбрать дату проведения и контрольные точки

Дата события — это ключевой ориентир в плане проведения мероприятия. К этому сроку необходимо завершить все подготовительные работы. Опыт показывает, что безупречная подготовка с соблюдением всех сроков встречается редко. Даже при грамотном планировании возможны непредвиденные ситуации: изменения в программе, задержка поставщиков, технические проблемы, неподходящие погодные условия. Поэтому не спешите проводить мероприятие как можно скорее. Закладывайте резервное время для решения проблем.

Контрольные точки в плане проведения мероприятия — это проверка текущих результатов. Команда оценивает степень готовности мероприятия, согласно плану. Контрольные точки помогают контролировать сроки, прогнозировать риски и вносить корректировки в рабочий процесс. Интервал между проверками зависит от объема работы. Оптимальная периодичность контрольных точек 7-10 дней на начальных этапах. По мере приближения мероприятия периодичность сокращается.

Диаграмма Ганта — это график работы над проектом, который визуализирует рабочий процесс. Включает в себя последовательность всех задач, сроки выполнения и ответственных лиц. Диаграмму Ганта удобно использовать в масштабных проектах с большим количеством параллельных процессов. В ивент-менеджменте инструмент планирования упрощает работу.

Для максимальной эффективности рекомендуют совмещать несколько методов контроля: регулярные собрания команды, визуализация рабочего процесса и отчеты о проделанной работе.

Написать программу мероприятия

Работа над программой мероприятия начинается с выбора тем и подбора спикеров. Организатор напрямую связывается со спикерами и предлагает участие или размещает форму для экспертов на сайте. Список спикеров определяет ценность мероприятия для аудитории. Поэтому выбор выступающих должен увеличивать поток участников и не противоречить их ценностям.

Программу мероприятия меняют вплоть до дня проведения. Даже при предварительной подготовке происходят форс-мажоры: спикер заболел, транспорт задержали, интернет перестал работать и другие ситуации. Держите наготове план Б — резервных спикеров и дополнительные активности для гостей. Финальную программу мероприятия рекомендуют размещать за 7-10 дней до даты проведения. Так участники смогут заранее спланировать свое время на ивенте.

Стандартная программа мероприятия для гостей включает:

расписание события со всеми активностями и перерывами;
темы выступлений спикеров;
карточки с регалиями спикеров.

Программа мероприятия для организатора содержит:

точный тайминг события: от приезда первых сотрудников на площадку до закрытия;
контактные данные всей команды, спикеров и партнеров;
технические требования для каждого выступления;
список возможных изменений в программе.

Найти площадку

Разберем критерии, которые учитывают при выборе площадки для офлайн-мероприятия.

Вместимость. Размер площадка соответствует количеству гостей. Участники передвигаются без ощущения тесноты.

Доступность. До локации можно добраться на общественном транспорте или личном автомобиле. Мест на парковке хватит всем владельцам авто. При необходимости доступна организация трансфера.

Бюджет. Стоимость аренды не превышает запланированные расходы.

Техническое оснащение. Проверьте, какое оборудование предоставляет площадка: звук, свет, проекторы, стабильный интернет. Если оборудования нет, нужно договориться об аренде.

Требования площадки. Уточните у владельцев допустимое количество гостей, уровень шума, временные рамки аренды и другие ограничения.

Популярные локации, особенно в период высокого спроса, бронируют за 6-8 месяцев до даты мероприятия. Договариваться об аренде нужно заранее, пока доступны все подходящие варианты по невысокой цене.

Для онлайн-форматов внимание уделяют выбору платформы для трансляции мероприятия. Площадка для онлайн-событий должна:

стабильно работать и выдерживать максимальное количество участников;
иметь понятный интерфейс;
транслировать видео в высоком разрешении.

Стоимость тарифов зависит от технических возможностей платформы и числа участников на мероприятии. Выбирайте сервисы, которые полностью закрывают потребности организатора.

Выбрать билетную систему

Есть несколько способов, как продавать билеты на события и регистрировать участников.

Ручная работа. Организатор отправляет каждому участнику реквизиты, билеты и документы вручную. Процесс требует постоянного внимания и времени, что невозможно для организации масштабных событий.

Работа с билетными операторами. Весь процесс реализации билетов делегируют посредникам. Билетные операторы не гарантируют успешные продажи, но берут высокую комиссию за свои услуги. До дня проведения мероприятия организатор не знает, сколько билетов купили.

Собственное решение. Разработка ПО требует серьезных вложений и времени на внедрение. Обновления софта становится обязанностью организатора.

Использовать билетную систему. В отличие от других способов реализации билетов, в билетной системе организатор выполняет минимум действий, контролирует продажи и платит только комиссию за подключенные способы оплаты. Например, в билетной системе Nethouse.События комиссия от 4,9%.

Преимущества билетной системы:

автоматизация технических процессов: отправка билетов, чеков и закрывающих документов;
бесплатный конструктор лендинга для мероприятия;
гибкая настройка формы продажи билетов и регистрации участников: выбор полей и оформления;
прием платежей любыми способами без онлайн-кассы;
запуск рассылок и отправка уведомлений в пару кликов;
подробная статистика события и выгрузка данных.

Как выбрать билетную систему:

Обратите внимание на системы, которые работают с разными типами событий. Универсальные решения упрощают организацию мероприятия.Посмотрите, какие инструменты используют в билетной системе: встроенный редактор лендингов, редактор формы продажи и регистрации, рассылка писем и уведомлений, интеграции с полезными сервисами и приложениями.
Проверьте, какие доступны способы приема платежей. Выбирайте билетную систему со всеми популярными способами оплаты билетов.
Ищите платформы, которые работают бесплатно без абонентской платы.
Прочитайте отзывы и убедитесь, что у билетной системы положительная репутация.

Бесплатный чек-лист по продаже билетов и регистрации участников

Надежная билетная система значительно упрощает организацию продаж и повышает эффективность мероприятия. Проверенные решения, такие как Nethouse.События, уже заслужили доверие тысяч организаторов.

Выбрать способы продвижения мероприятия

В плане проведения мероприятия указывают, какие каналы продвижения использовать для привлечения участников. Выбор инструментов зависит от целей организатора, целевой аудитории и бюджета.

Как продвигать мероприятие:

Запустить рекламную кампанию в РСЯ. Реклама направлена на ядро аудитории, которой будет полезно посетить мероприятие.
Запустить таргетированную рекламу в ВК или Telegram Ads. Трафик на сайт или другую интернет-страницу будет идти из социальных сетей по заданным настройкам.
Купить рекламу у блогера. Если контекстная и таргетированная реклама дает гарантированный результат в рамках бюджета, то с инфлюенс-маркетингом есть сложности. Реклама у крупного блогера может получить высокие охваты, но не привести покупателей билетов. Выбирайте блогеров с положительной репутацией и высоким доверием со стороны аудитории.
Сделать анонс мероприятия у партнеров. Работает по аналогии с инфлюенс-маркетингом. Для анонса используют email-рассылки по базе клиентов партнера и социальные сети.
Ошибка организатора – остановиться на одном канале продвижения. Потенциальный участник мероприятия мог не увидеть рекламное объявление в поисковой выдаче, но обратил внимание на анонс в блоге эксперта. Мультиканальность в продвижении помогает выходить на максимальное количество пользователей, которые готовы купить билет.

Оценить мероприятие

Мероприятие не заканчивается, когда с площадки уходит последний посетитель. Для организатора работа еще в самом разгаре. Отдельный блок в плане проведения мероприятия – это оценка эффективности события. В самом начале работы поставили цель и задачи. Пришло время узнать, насколько успешно они достигнуты.

Для анализа мероприятия используют универсальные метрики.

Финансовые показатели. Посчитайте, сколько заработали на продаже билетов, видеозаписей и других продуктов.
Количество проданных билетов. Посмотрите, удалось ли продать все билеты на мероприятие.
Отзывы. Соберите обратную связь с участников мероприятия.
Тональность упоминаний. Почитайте, что пишут о мероприятии в СМИ и социальных сетях.
Новые клиенты. Узнайте, сколько новых клиентов пришло после мероприятия.

Как автоматизировать проведение мероприятия

Проведение мероприятия — процесс долгий, муторный и полный сюрпризов даже для опытных организаторов. Каждый этап требует полной отдачи и постоянного контроля, чтобы на выходе получить “солд аут” и восторженные отзывы. В веренице дел легко запутаться и упустить из виду важные детали и неотложные задачи.

Инструменты для автоматизации делают жизнь организатора проще. Например, билетные системы, которые берут на себя технические процессы продажи билетов. Организатору достаточно заполнить данные о мероприятии, выбрать способы приема платежей и начать продавать билеты. В билетной системе Nethouse.События начать продажу билетов можно за 15 минут. Никаких лишних действий, которые прибавят часы работы.

Итоги

План проведения мероприятия — обязательный элемент подготовки. В нем фиксируют каждый этап организации ивента, что упрощает работу всей команды. Готовый плана проведения мероприятия можно адаптировать под любое событие.

Поделиться новостью

План проведения мероприятий: памятка для организаторов

Что такое план проведения мероприятия

Зачем нужен план проведения мероприятия