План проведения мероприятий: памятка для организаторов

Что такое план проведения мероприятия

• масштаб мероприятия;
• формат мероприятия;
• место и условия проведения;
• насыщенность программы.
   

Зачем нужен план проведения мероприятия

• ошибки в выборе площадки: не учли количество гостей и оснащение локации;
• финансовые проблемы: превысили смету расходов и получили убытки;
• срыв сроков: забыли о задаче и просрочили дедлайны;
• проблемы с коммуникацией: не успели договориться с партнерами или потеряли важные контакты;
• потеря данных: не собрали статистику и не провели анализ эффективности мероприятия.
   

Пошаговое проведение мероприятия

Поставить цели и задачи

• Specific — конкретная. Цель понимают без уточнений и односложно.
• Measurable — измеримая. Конечный результат можно оценить количественно.
• Achievable — достижимая. Цель достигают с теми ресурсами и опытом, которые есть на данный момент.
• Relevant — актуальная. Цель не противоречит потребностям бизнеса и трендам на рынке.
• Time-bound — ограниченная по времени. Цель достигают в поставленные сроки. Оптимальное время достижения цели — три, шесть или 12 месяцев.

• What — что мы хотим организовать;
• Why — зачем мы проводим мероприятие;
• Who — кто целевая аудитория мероприятия и кто ответственные лица;
• Where — где проводить мероприятие;
• When — когда мы проводим мероприятие и когда контрольные сроки;
• How — как нам организовать мероприятие и добиться цели.

Метод 5W1H структурирует мысли, когда необходимо продумать концепцию мероприятия. Отвечая на шесть простых вопросов, команда получает больше пищи для размышления и ставит реалистичные цели.
 

Выбрать формат мероприятия

• по месту проведения: онлайн и офлайн мероприятия;
• по доступности: платные и бесплатные мероприятия;
• по количеству участников: массовые, групповые, узкогрупповые;
• по аудитории: корпоративные, торговые и специальные мероприятия;
• по формату: выставка, концерт, фестиваль, праздник, конференция, форум, мастер-класс, презентация, открытие или закрытие, тимбилдинг и др.
   

Составить бюджет

• расходная часть: примерные затраты на аренду помещения и оборудование, печать раздаточного материала, оплата услуг подрядчиков, налоги и др.;
• доходная часть: продажа билетов на мероприятие, продажа видеозаписей и докладов, размещение рекламы и другие источники;
• финансовый резерв в размере 10-15% от общей сметы на случай непредвиденных расходов.
   

Выбрать дату проведения и контрольные точки

Написать программу мероприятия

• расписание события со всеми активностями и перерывами;
• темы выступлений спикеров;
• карточки с регалиями спикеров.
   

• точный тайминг события: от приезда первых сотрудников на площадку до закрытия;
• контактные данные всей команды, спикеров и партнеров;
• технические требования для каждого выступления;
• список возможных изменений в программе.

Найти площадку

• стабильно работать и выдерживать максимальное количество участников;
• иметь понятный интерфейс;
• транслировать видео в высоком разрешении.
   

Выбрать билетную систему

• автоматизация технических процессов: отправка билетов, чеков и закрывающих документов;
• бесплатный конструктор лендинга для мероприятия;
• гибкая настройка формы продажи билетов и регистрации участников: выбор полей и оформления;
• прием платежей любыми способами без онлайн-кассы;
• запуск рассылок и отправка уведомлений в пару кликов;
• подробная статистика события и выгрузка данных.

• Обратите внимание на системы, которые работают с разными типами событий. Универсальные решения упрощают организацию мероприятия.Посмотрите, какие инструменты используют в билетной системе: встроенный редактор лендингов, редактор формы продажи и регистрации, рассылка писем и уведомлений, интеграции с полезными сервисами и приложениями.
• Проверьте, какие доступны способы приема платежей. Выбирайте билетную систему со всеми популярными способами оплаты билетов.
• Ищите платформы, которые работают бесплатно без абонентской платы.
• Прочитайте отзывы и убедитесь, что у билетной системы положительная репутация.

Выбрать способы продвижения мероприятия

• Запустить рекламную кампанию в РСЯ. Реклама направлена на ядро аудитории, которой будет полезно посетить мероприятие.
• Запустить таргетированную рекламу в ВК или Telegram Ads. Трафик на сайт или другую интернет-страницу будет идти из социальных сетей по заданным настройкам.
• Купить рекламу у блогера. Если контекстная и таргетированная реклама дает гарантированный результат в рамках бюджета, то с инфлюенс-маркетингом есть сложности. Реклама у крупного блогера может получить высокие охваты, но не привести покупателей билетов. Выбирайте блогеров с положительной репутацией и высоким доверием со стороны аудитории.
• Сделать анонс мероприятия у партнеров. Работает по аналогии с инфлюенс-маркетингом. Для анонса используют email-рассылки по базе клиентов партнера и социальные сети.
• Ошибка организатора – остановиться на одном канале продвижения. Потенциальный участник мероприятия мог не увидеть рекламное объявление в поисковой выдаче, но обратил внимание на анонс в блоге эксперта. Мультиканальность в продвижении помогает выходить на максимальное количество пользователей, которые готовы купить билет.

Оценить мероприятие

• Финансовые показатели. Посчитайте, сколько заработали на продаже билетов, видеозаписей и других продуктов.
• Количество проданных билетов. Посмотрите, удалось ли продать все билеты на мероприятие.
• Отзывы. Соберите обратную связь с участников мероприятия.
• Тональность упоминаний. Почитайте, что пишут о мероприятии в СМИ и социальных сетях.
• Новые клиенты. Узнайте, сколько новых клиентов пришло после мероприятия.

Как автоматизировать проведение мероприятия

Итоги