Организация мероприятий: от А до Я. Глава 6.

Второй год мы активно развиваем сервис Nethouse.События и привлекаем все больше новых клиентов. Во многом это удается благодаря тому, что мы заботимся не только об организаторах, но и об участниках мероприятий. Учитываем пожелания по новым функциям сервиса, помогаем с документами, решаем нестандартные вопросы.

 

В связи с эпидемией коронавируса в феврале-марте 2020 года власти начали вводить ограничения на проведение массовых мероприятий. В результате часть из них перешла в онлайн, а еще часть — вовсе не состоялась. Привычный мир ивентов перестал существовать. Организаторам пришлось заново разрабатывать методики, перестраивать процессы и учиться работать в новых реалиях.

 

Конечно, мы не остались в стороне и сделали акцент на разработке функций для онлайн-ивентов. Выделим самые интересные.

 

1. Продажа видеозаписей

 

После перехода в онлайн популярной для проведения мероприятий стала следующая схема: трансляция проводится бесплатно, а вот видеозаписи нужно приобрести. Ранее, когда событие заканчивалось, все билеты деактивировались и купить что-либо было невозможно. Тогда организаторы создавали события с датами окончания на 1-2 года вперед. Мы вышли из ситуации и создали билеты нового типа — видеозапись. Эти билеты "живут" на нашем сервисе даже после окончания мероприятия. При этом организатор может добавить в настройки ссылку на материалы, которая автоматически придет в письме участнику.

2. Бессрочные события

 

Мы разрешили нашим организаторам создавать "вечные" события, которые не привязаны к датам. Такая функция идеально подошла для продажи курсов и видеозаписей, экскурсий, выставок и развлечений. В нашем сервисе эту функцию уже используют веревочный парк из Санкт-Петербурга и инфобизнесмены, продающие свои материалы.

 

3. Электронный документооборот

 

Мы усовершенствовали обмен документами с участниками и организаторами. Сперва мы отправляем акт выполненных работ и акт сверки электронной почтой в формате .pdf с открепленной ЭЦП (ее подлинность можно проверить на сайте Госуслуг). По запросу участника или организатора также отправляем документы через оператора ЭДО. В этом случае подписание документов происходит в системе. 

 

Документы, подписанные электронно-цифровой подписью, имеют юридическую силу и равнозначны собственноручной подписи на документе, выполненном на бумажном носителе (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"). В связи с этим акты на бумажном носителе мы больше не предоставляем. В обоих случаях организатор получает оригиналы документов. Это значительно ускорило обмен документами и исключило риск в 2020 году.

 

4. Увеличенное время на оплату онлайн-заказа

 

Мы сделали ссылку на оплату "несгораемой", однако здесь есть свои особенности. Максимальное время резервирования билета при оплате онлайн по-прежнему составляет максимум 60 минут. Проще говоря, через 60 минут бронь места на ваше событие снимается. Напоминаем, что вы можете выбрать время бронирования билета от 1 до 60 минут в настройках события. 

Однако теперь, даже когда бронь места снимается, заказ не деактивируется полностью. Вы можете перейти в карточку заказа и нажать кнопку "Отправить ссылку на оплату". Письмо с активной ссылкой придет на email участника, и он сможет произвести оплату. При этом ему не придется заново вводить свои данные. Возможность повторной отправки ссылки помогла нашим организаторам "возвращать" участников, которые не завершили оплату.

 

5. Расширенное копирование событий

 

Сначала мы разрешили организаторам дублировать контент и настройки всех событий, не только Завершенных, но и Черновики или Опубликованные. Эта функция оказалась весьма популярной, и мы решили ее доработать в конце года.

Появилась возможность дублировать:

 

Организаторы создают серии вебинаров, онлайн-кинопоказов, онлайн-занятий со школьниками и многое другое. Гораздо проще скопировать уже настроенное событие, а затем внести пару изменений, чем создавать все с нуля. Мы отлично сэкономили время нашим пользователям. 

 

6. Ключи для входа на онлайн-событие

 

Некоторые платформы для проведения вебинаров и трансляций могут выдавать доступ к видео только после ввода специального кода/пароля. Это удобно, поскольку ссылка на мероприятие остается единой. Мы подготовили решение под названием "ключи доступа для билетов". 

 

Что требуется от организатора? Включить эту функцию, а затем загрузить список ключей. Они автоматически будут отправлены участникам события вместе со ссылкой на трансляцию. По умолчанию уходит 3 письма: за 1 сутки, за 1 час и 5 минут до начала.

Количество ключей соответствует количеству билетов. Если места закончились, вам лишь нужно добавить новые ключи. Ключ можно создать для всех типов билетов, кроме оффлайн.

 

Мы предусмотрели, что многие онлайн-конференции идут по несколько дней. И каждый день вебинарная платформа выдает новый список паролей от трансляции. Что же делать? Нужно заменить ключи билетов на нашем сервисе и загрузить новый список паролей. Как только вы это сделаете, все зарегистрированные участники получат уведомление с новым ключом. Только заранее отредактируйте уведомление, внесите туда пояснения, чтобы ваши участники не запутались в письмах. 

 

7. И самое главное!

 

В это непростое время мы сохранили комиссию 4.9% за продажу билетов и 1% за возврат билетов через наш сервис.