От идеи к реализации своего события

Энциклопедия интернет-бизнеса. Глава 62.

Почему от одного мероприятия дух захватывает, а на другом мы чувствуем себя некомфортно? Почему некоторые идеи "с коленки" успешны, а пятилетний план подготовки с треском провалился? Идеи любят, когда им уделяют внимание. Иногда они появляются внезапно или не приходят совсем. Где взять идею и как ее реализовать, читайте в очередной главе нашей Энциклопедии интернет-бизнеса.

 

Что такое идея?

 

Думаете, только творческому человеку легко что-то придумать? Не всегда. Даже у самых креативных людей случаются безыдейные кризисы, когда муза заблудилась где-то по дороге… На самом деле, придумать идею может каждый. Давайте для начала разберемся, что же такое идея. Идея — это двигатель. Она может нести разрушительный характер, а может построить глобальный проект. Так же, как деньги "любят счет", идеи любят, когда их фиксируют. Не забывайте записывать мелочи. Из них складывается целое. 

 

Если собственная идея не хочет вас посещать, то можно взять чужую, улучшить ее или объединить мысли. Кто ищет, тот всегда найдет. Временные рамки не ставьте. Просто будьте открыты новому. Когда идея настигнет вас, не потеряйте ее. Зафиксируйте на бумаге и переходите к следующему этапу.

 

Постановка целей и задач

 

Теперь пришло время разложить по полочкам способы реализации. Идея в самом начале пути вокруг себя формирует задачи и намечает конкретные цели. Мы начинаем думать, выстраивать последовательность, обозначаем действующих лиц и начинаем анализировать.

 

Анализ

 

При аналитике мы должны обратиться к ряду вопросов. А именно:

 

Для кого? Обозначаем аудиторию, чтобы определиться с продвижением. Недостаточно знать только возраст предполагаемых зрителей, для точного попадания нам понадобится быть в курсе интересов аудитории.

 

Где? Находим площадки, которые подойдут под наши цели. Есть места, которые предназначены для любых мероприятий и договориться с ними несложно, а есть те, которые нужно не только согласовать, но и подготовить и оборудовать.

 

Когда? Анализируем сроки, в которые возможно реализовать проект. Учитывать необходимо не только собственные пожелания провести мероприятие в определенный месяц или день, а все возможные факторы. В том числе предусмотреть возможность проведения мероприятий конкурентов в те же дни или общегородские праздники.

 

Кому может быть интересно? Привлекаем партнеров, которых можно задействовать для большего внимания со стороны аудитории. Это могут быть любые партнеры, которые могли бы за счет мероприятия улучшить свою репутацию, стать более заметными среди конкурентов и узнаваемыми среди клиентов.

 

Где взять ресурсы? Получить финансовую поддержку можно от:

 

Как продвигать? Какие информационные ресурсы нужно задействовать, какой контент подготовить? Все это вопросы о продвижении. Подробнее рассмотрим их в отдельном разделе, а сейчас просто обозначим важность. Решаются они специалистами по рекламе, которые продумают для мероприятия целый план.

 

Поиск площадки 

 

Какие варианты критериев подбора могут быть? Как мы выяснили ранее, площадки могут быть специально оборудованными для проведения мероприятий, но также существуют и необорудованные территории, которые нужно подготовить: скверы, городские площади, парки и т.п. 

 

В первом варианте нужно позаботиться о наличии свободной даты проведения и узнать, какой потребуется реквизит с учетом оснащения данной площадки. Во втором варианте необходимо предусмотреть все. Это не просто решение бытовых вопросов и поиск инвентаря. Это целая стратегия, в которой учитывается установка реквизита, ограждений, рекламных стендов, подключение электричества, кейтеринг и много чего еще. Чем масштабнее проект, тем больше задач нужно решить.

 

Оборудование 

 

Выбор площадки также проводится, опираясь на цели проведения мероприятия. Если это корпоративное мероприятие, то площадка согласовывается с учетом пожеланий организации и подбирается необходимое оборудование. Если мероприятие образовательное, то предусматриваем наличие сидячих мест, ведь участникам почти наверняка нужно будет делать записи. 

 

Наличие собственного технического оснащения (звук, свет, декор) снимает лишние хлопоты. Если ничего в наличии нет, тогда прикидываем варианты аренды необходимого оборудования. Огромной популярностью на любом мероприятии будет пользоваться красочная креативная фотозона, концепцию и расположение которой также нужно будет продумать.

 

Согласование площадки 

 

Немаловажный вопрос касается согласования площадок. Городские площадки обычно требуют согласования за 30 дней до мероприятия. Эти моменты лучше уточнять, исходя из локации мероприятия. 

 

Помимо сроков нужно согласовать подробную схему размещения оборудования на площадке. Также следует предоставить сертификаты качества задействованных реквизитов, гарантию их безопасного использования, соответствие оборудования пожарным требованиям, схему проезда транспорта, расположение контейнеров для мусора и туалетов. Все это входит в согласование мероприятия.

 

Финансовый вопрос

 

Когда более или менее обозначены цели, выявлены потребности, найдена площадка, начинается составление подробных расчетов. По пунктам разберем основные направления, куда будут утекать ресурсы.

 

Площадка: стоимость аренды, подготовка оборудования, установка сцены, бытовые вопросы (подготовка, установка реквизита, затем демонтаж, уборка площадки).

 

Команда: задействованные в проекте сотрудники тоже требуют оплаты за свой труд. От фотографа до бухгалтера. В некоторых мероприятиях участвуют волонтеры, а некоторые проводятся по бартеру. Но, в любом случае, эти моменты фиксируются, даже если не требуется вложений.

 

Инвентарь: аренда оборудования, техническое обслуживание, монтаж/демонтаж, профилактика, настройка и безопасность.

 

Продвижение: от печати полиграфии до серьезной рекламной кампании. В этом пункте также учитывается создание лендинга. Но об этом подробнее расскажем в отдельном разделе по продвижению.

 

Налоги: негосударственный коммерческий проект не сбежит от уплаты налогов. Бухгалтер в этой команде задействован неспроста. Также данный специалист возьмет на себя договоры по аренде и другие финансовые вопросы. 

 

Начало планирования и наполнение проекта

 

Теперь с бумаги переносим все пункты в реальность. Сейчас мы начинаем поиск команды, ресурсов и инвентаря. Проанализировав несколько площадок, выбираем одну и начинаем подготовку документов на согласование и обозначаем дату мероприятия. Затем думаем об оснащении. Когда известна цель, проще подобрать к ней ресурсы для реализации. 

 

PR и реклама

 

Важная роль отведена этому разделу. Не просто так мы ссылаемся на него на протяжении всего повествования. Помимо того, что в команде должен быть специалист по продвижению, у него должен быть готов план действий. Анализ проведен. Отталкиваясь от цели, мы выбираем аудиторию, с которой будем взаимодействовать. Определившись, продумываем направления, по которым будет двигаться рекламная кампания на пути к будущим зрителям. Здесь у каждого специалиста свои методы. Поговорим теперь о дополнительных информационных ресурсах. А заодно и о билетах.

 

Если планируется проведение мероприятия со свободным посещением, то дополнительных вложений в продвижение не требуется. Однако размещение информации в социальных сетях будет не лишним. Если мероприятие предполагает продажу билетов, то заранее подбирается сервис, с помощью которого можно продавать билеты, а также обязательно нужно сделать красивый лендинг события со всей необходимой для зрителей информацией. 

 

Недавно мы запустили новый сервис для организаторов Nethouse.События. С его помощью можно быстро создать лендинг мероприятия на основе красивого шаблона, который будет правильно отображаться на всех устройствах. Никакого программирования. Также быстро подключается продажа билетов всеми основными способами: банковские карты, Яндекс.Деньги, Сбербанк Онлайн, безналичный расчет. Сервис позаботится о закрывающих документах и возвратах, если придется их делать.

 

Реализация

 

Итак, мы прошли по многим подводным камням, чтобы приблизиться к реализации идеи. Все варианты предусмотреть очень сложно, ввиду индивидуальности каждого проекта. Но мы познакомили вас с основными моментами и надеемся, что вас не пугает их количество. Вооружившись новыми знаниями, можете смело их применить и организовать мероприятие любого уровня.