17 октября 2022 ЭДО — что это за зверь и как с ним подружиться

Энциклопедия интернет-бизнеса. Глава 81.

Электронный документооборот (сокращенно ЭДО) — это специальная система для формирования документов и обмена ими без необходимости пользоваться бумажными копиями, аккредитованная государством. С помощью этих систем существенно упростился процесс обмена документами как внутри организаций, так и между ними, а также и с госорганами. Так, используя ЭДО, вы можете регулировать документооборот внутри своей компании, можете отправлять контрагентам договоры, счета или, например, закрывающие документы, а также оплачивать налоги, переводить взносы в фонды и сдавать отчетность.

У систем ЭДО есть несколько неоспоримых плюсов. В качестве основных из них можно назвать:

удобный и быстрый обмен документами, отсутствие необходимости долгого ожидания и отправок почтой или курьерскими службами;
соответственно, сокращение затрат как на отправку, так и на печать документов, а также закупку бумаги, например;
удобство ведения архива документов, к которому всегда есть доступ, а также поиска в нем;
минимизация рисков утери документов.

Помимо всего вышеперечисленного, иногда начать пользоваться ЭДО приходится по требованию законов. Так, юрлица, начиная с 2021 года, сдают бухгалтерскую отчетность только таким образом. Также ЭДО необходимо для работы с госзакупками и, например, с маркированными товарами.

Объективно, ЭДО — очень удобный инструмент для автоматизации процессов обмена документацией. Но есть и недостатки. К ним чаще всего относят затраты: денежные на подключение к операторам ЭДО и внедрение системы в целом, а также временные, которые требуются сотрудникам компаний для освоения нового ПО.

Перед непосредственно подключением к сервису ЭДО следует сформировать внутренний регламент, в котором нужно прописать все нюансы работы с ним в вашей организации, например, на каких участках документооборота компании будет применяться ЭДО, кто будет обладать правом подписи, как будет происходить процесс согласования и подписания документов, список ответственных сотрудников и т. п. На основе такого регламента формируется ТЗ для оператора ЭДО.

Оператор ЭДО — организация, предоставляющая услуги и специализированное ПО для обмена электронными документами и получившая аккредитацию от налоговой инспекции на осуществление такой деятельности. Информацию о таких организациях, а также их список вы можете найти на сайте налоговой инспекции. Самыми популярными в России являются Контур Диадок, СБИС, Такском.

Выбирая подходящего вам оператора заострите свое внимание на нескольких основополагающих моментах:

безопасность и надежность сервиса — сколько и как хранятся документы, как при расторжении договора осуществляется доступ к ним, проводятся ли проверки безопасности систем и т. п.;
удобство использования — насколько понятен сервис, насколько удобно им пользоваться, корректно ли работает функционал, есть ли мобильная версия или же только десктопная;
цена — здесь следует смотреть не только на сами тарифы (если они разные), но и на стоимость дополнительных услуг, которая может существенно повлиять на итоговую сумму расходов;
техническая поддержка — от того, насколько оперативно отвечает служба саппорта, может во многом зависеть ваша работа. Важно, чтобы возможные сбои системы устранялись максимально быстро и качественно.

Помимо перечисленных пунктов стоит также учитывать такие функции как удобный роуминг с другими операторами ЭДО (хорошо, если этот процесс более или менее автоматизирован и занимает немного времени), интеграция с системами учета и тому подобные нюансы, в зависимости от того, что нужно именно вашей компании.

Следующий шаг — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сделать это можно в ФНС или специализированных удостоверяющих центрах (информация о них есть на сайте Минцифры). С начала 2022 года на организацию выдается только одна КЭП, а уполномоченные сотрудники получают ЭЦП на физические лица плюс специальные доверенности, которые позволяют подписывать документы от организации.

Когда КЭП оформлена и получена, переходите на сайт нужного вам оператора ЭДО. Регистрируйтесь, отправляйте заявку на подключение, загружайте ЭЦП в систему, выбирайте тариф и оплачивайте его. У разных операторов может быть несколько разный алгоритм действий, однако по сути процедура у всех одна и та же. После успешного подключения обязательно дайте знать своим контрагентам, что вы перешли на ЭДО. Если они уже тоже используют электронный документооборот, вы сразу же можете начинать обмениваться с ними документами. Либо, если они еще не познали прелести этой системы, предложите им переход на ЭДО, возможно, именно после вашей рекомендации они решатся сделать это.

Поделиться новостью

17 октября 2022 ЭДО — что это за зверь и как с ним подружиться

Последние новости

Билетному сервису Nethouse.События 5 лет!

Более 200 000 рублей на развитие сайта и бизнеса

Спецпредложения на домены в 7 зонах и .ONLINE в подарок